Kako organizirati uspješan poslovni događaj?

Nezaboravan poslovni događaj neće se dogoditi sam od sebe, niti spontano. Organiziranje i održavanje ovakvih događaja zahtijeva planiranje. Bilo da je riječ o jednodnevnoj konferenciji ili tjednoj promociji proizvoda i usluga, planiranje vašeg događaja čini razliku između uspjeha i neuspjeha.

Jedan gaf sa lošim ozvučenjem ili lošom rasvjetom može vas koštati konferencije na koju ste pozvali jako važne sudionike ili poslovne partnere, stoga planirajte detaljno!
Uspjeh vašeg događaja je u detaljima!

Jasno definirajte svoju ciljanu publiku

Prije nego što učinite bilo što drugo – treba biti jasno – tko je vaša ciljna skupina ljudi?
Nakon toga će sve druge odluke doći na svoje mjesto u smislu: načina, sadržaja, lokacije, vremena, cijene.

Poslovni Plan

Ovakav pristup također će vam pomoći da ostanete usredotočeni na postizanje određenih ciljeva i da ne dopustite da opseg postane preširok i izgubi smisao.

Napravite popis detalja – sve, uključujući rasvjetu i javni prijevoz, do sadržaja i osvježenja.

Kada odlučite organizirati događaj, sve je važno. Od programskog sadržaja i osvjetljenja do prijevoza i parkiranja – sve se računa. Vaša publika će sve pripisati vama i vašem brandu. Izrada popisa osigurat će da ne zaboravite na bitne stvari i detalje.

popis detalja

Pripazite na druge slične događaje prilikom biranja termina

Provjerite kalendar. Provjerite jeli događaj zakazan preblizu praznicima ili popularnim vremenima odmora. Jednako je važno provjeriti i druge događaje na koje bi ciljani sudionici mogli ići.

Poslovni Događaj mora imati jasan cilj

Prije nego što krenete u akciju planiranja poslovnog događaja, budite jasni zašto to radite, jer svaka odluka nakon toga mora ići u smjeru vašeg glavnog cilja.

  • Radi li se o stvaranju svijesti o vašoj tvrtki ili određenom proizvodu?
  • Želite razviti lojalnost kupaca?
  • Ili jednostavno želite zaraditi uz prigodnu promociju?
jasan-cilj

Budite fleksibilni i očekujte promjene plana

Dok ulazite u proces planiranja događaja, možda ćete otkriti da se vaš događaj mijenja u veličini, lokaciji i na mnoge druge načine iako to prvotno niste predvidjeli. To je sasvim ok sve dok ne izgubite iz vida razlog zbog kojeg uopće radite sav taj posao. Potrebna je određena razina fleksibilnosti.

Definirajte svoja ograničenja

Moramo biti svjesni što možemo ili ne možemo realno učiniti – bilo da je riječ o proračunu … ili vremenskim periodima. Ako se odlučite za jedan događaj uživo u tjedan dana, planirajte „intimniju vezu“ sa ciljanom skupinom. Ako je to veliki događaj, pripremite se nekoliko mjeseci unaprijed. Ako je proračun malen, možda ćete morati balansirati i biti više kreativni to znači i mnogo raditi sami.

Stvorite jasne i mjerljive ciljeve

Uvijek počnite sa strategijom. Baš kao i svaki posao, veliki događaji počinju snažnom, promišljenom i mjerljivom strategijom.

ciljevi

Događaji uživo su nevjerojatan način da predstavite svoj brand, povežete se s vašim ciljnim tržištem i dobijete povratne informacije o vašem proizvodu. Morate znati što pokušavate postići. Držite se mjerljivih ciljeva i zapišite na što točno ciljate. Zatim se pobrinite da nastavite s postizanjem tih ciljeva.

Financijski plan: Kako platiti Poslovni Događaj?

Izradite “plan financiranja” i procijenite brojeve.

Većina događaja financira se sponzorstvima, prodajom karata i proračunom internog marketinga – ili kombinacijom sva tri.

financijski-plan

Kada izradite proračun za događaj, morate procijeniti koliko novca možete realno povećati iz svakog segmenta. Prije nego što rezervirate mjesto ili potpišete ugovor, dobro je najprije početi s potpisivanjem sponzora ili prodajom unaprijed plaćenih ulaznica kako biste bili sigurni da postoji dovoljno interesa za vašu ideju za financiranje.

Napravite troškovnik i uštedite novac putem donacija sponzora

Događaji imaju tendenciju koštati više od očekivanog – prvenstveno u pogledu mjesta održavanja i hrane i pića. Ne zaboravite na sve dozvole i licence koje ćete također trebati.
Napravite sveobuhvatan popis svih troškova i zatim istaknite područja na kojima mislite da sponzori mogu odigrati bitnu ulogu.

Razmislite tko bi još mogao biti zainteresiran za vaš poslovni događaj ?

Ako prvi put organizirate ovakve događaje, kontaktirajte ljude za koje smatrate ili znate da su zainteresirani za ovakav poslovni događaj i uključite ih u samu organizaciju ili kao sponzore.

Marketing: Kako dovesti ljude?

Trebat će vam marketinški plan

Napravite marketinški plan za poslovni događaj. Što ste više organizirani, to će vaš događaj biti profesionalniji i bolji. Zapamtite vaš događaj najviše govori o vama i vašem brendu!

marketing

Budite neumorni u marektingu ili će vaš događaj propasti

Ako ne želite biti na sami na događaju … onda reklamirajte, reklamirajte i reklamirajte svoj događaj. U današnjoj šumi socijalnih medija i naprednih mogućnosti prikazivanje željenih sadržaja ciljanoj publici, online marketing sigurno nije stavka na kojoj želite štedjeti!

socijalne-mreze

Zbog čega bi netko htio doći na događaj?

Morate definirati ZAŠTO i ŠTO radite na događaju koji će dovesti ciljanu publiku. Za potrošačke proizvode to može biti zabava sa demonstracijama i besplatnim uzorcima proizvoda.

kada

Za poslovne ljude to bi mogao biti obrazovni sadržaj ili uzbudljiv, i popularan stručnjak u određenom području. Što god da je, nemojte izgubiti vezu s time zašto želite da ova posebna publika traži mjesto više na vašem događaju.

Za neke je to photo booth gdje će napraviti lude fotografije sa vašim proizvodom i podijeliti ih na društvenim mrežama.

Jasno i glasno navedite zašto bi vaša ciljana publika trebala prisustvovati

Kada promovirate događaj svakako recite svojoj ciljanoj publici:

  • Što će naučiti?
  • Koga će upoznati?
  • Zašto bi trebali biti tamo?
  • Koje aktivnosti očekivati?

Nemojte pretpostavljati da će vaši prijatelji reći svojim prijateljima.

Unaprijed pripremite članke za medije i portale

Novinari su često u žurbi i skoro uvijek kasne sa rokovima, zašto im ne biste pomogli?

Vođa

Napišite unaprijed članke o događaju, i odmah nakon događaja im samo pošaljite željene fotografije tako da vijesti o vašem poslovnom događaju budu “live” i na medijskim lokalnim portalima tamo gdje se događaj i održava.

Oglašavajte najavu svog događaja na Facebook-u i Instagramu

Kreirajte FB Event i pozovite što više ljudi koje bi događaj mogao zanimati, recite svojim prijateljima da pozovu svoje FB prijatelje i recite im i zašto.

Sponzorirano oglašavanja na društvenim mrežama često se zanemaruje kod manjih događaja.

S druge strane ovakav efikasan i financijski prihvatljiv način oglašavanja može vam donijeti hrpu pozornosti i posjetitelja točno određene ciljane skupine ljudi.

Zanemarivanje ovog tipa oglašavanja čak može dovesti i do totalnog fijaska posjećenosti samog poslovnog eventa.

facebook-i-instagram

Izvještavajte Live sa događaja

Ljudi prečesto zanemaruju objave na društvenim mrežama što je poptuno pogrešno u ovom slučaju!

Jednostavno snimite live video kada je gužva na događaju, napunite vaše FB i Instagram Story-e sa fotkama i video materijalima koji se događaju SADA! To će sigurno privući još zainteresiranih.

Stvorite “Jedva Čekam” efekt

jedva-cekam

S marketingom na društvenim mrežama krenite barem tri tjedna prije samog održavanja događaja. Planirajte koji sadržaj objaviti i kada, imajući na umu cilj održavanja događaja, polako stvarajte isčekivanje i naravno potaknite zanimanje željene publike, kroz pitanja i nagradne igre!

Neka vas “spomene” lokalni influencer

Budite pametni s blogerima. Uključivanje lokalnih blogera u sudjelovanje na događaju obično je odlična strategija za dobivanje publike prije, za vrijeme i nakon događaja. Blogeri obično računaju na širok doseg i obično ne slijede pravila tradicionalnih medija i jako često znaju kreativnim stilom privući publiku na vaš događaj.

Photo booth najavite unaprijed

Poslovni Događaj

Naravno da će neki doći samo da se besplatno fotkaju i dobiju fotke, ali ipak koji brend ne bi želio da se ljudi sa osmjehom fotkaju sa njegovim proizvodom ili sa rekvizitom na kojem stoji logo njegove tvrtke.

Postoji li bolja reklama od osmjeha?

photo-booth

Tvoj tim: koji će voditi organizaciju i provođenje plana

dosljedno

Delegirajte zadatke i odgovornost

Bez obzira na veličinu vašeg događaja, uvijek pokušajte delegirati zadatke na više članova tima. Ako jedna osoba bude zadužena za svaki detalj plana to sigurno neće izgledati dobro. Kad god je moguće, neka ljudi preuzmu kontrolu nad područjima u kojima najviše uživaju.

Dosljedno od početka do kraja

Dođite prije svih na radno mjesto i često tražite povratnu informaciju o zadatcima koje ste delegirali. Dok god ljudi znaju da očekujete ažuriranja s vremena na vrijeme, manje je vjerojatno da će postati frustrirani kada ih pozovete ili im pošaljete poruku da provjerite kako napreduju.

Budite vođa, a ne šef

Pitajte članove tima kao i ostale ljude što misle, i pokažite im svojim radom da ste spremni zasukati rukave i raditi koliko treba da događaj bude veličanstven.

Tražite kritike i budite spremni i na one loše. Ako ste obavili pola posla kako treba, dobit ćete puno pohvala. Ali ipak tragajte za kritikama koje su vam promakle i radite na tome da otklonite sve moguće greške.

vodja-ne-sef

Neka stručni tim za društvene mreže prati vaš poslovni događaj

Iako nije imperativ za svaki događaj ili industriju, sve više i više događaja se usredotočuje na iskorištavanje virtualne moći svoje publike na društvenim mrežama. Ako je vaša publika na Facebook-u ili Instagramu, tamo i  vi trebate biti stoga će vam trebati profesionalni tim za izvršavanje ovakvih zadataka.

Krenite u akciju planiranja, i iskoristite ovaj proces od 24 koraka da napravite vaš poslovni događaj nezaboravnim i ne zaboravite: Uspjeh vašeg poslovnog događaja je u detaljima!

Herca/photozone.ba